Zoeken duurt altijd te lang
Voor veel mensen is dit helaas een bekend scenario: je wilt een bestand openen, maar wordt in je zoektocht belemmerd door een wirwar van mapjes en een lange lijst van documenten. En dan hebben we het over een bestand waarvan je ongeveer weet wat de naam is en in welke map het staat. Nóg lastiger wordt het wanneer je op zoek bent naar een bestand waarvan je de naam niet kent of waarvan je geen idee hebt in welke map deze is opgeslagen. Je kunt in dit geval alle mappen op je computer doorspitten of via een search naar mogelijke trefwoorden in de bestandsnaam zoeken. Vind je op die manier het juiste bestand? Dan is dat een mooi resultaat. Vind je het bestand niet, dan begint je zoektocht opnieuw.
Het opslaan van bestanden
Ook het opslaan van bestanden is niet altijd even gemakkelijk. Net als bij het zoeken moet je door een groot aantal mappen klikken en scrollen om bestanden in de juiste map op te slaan. Zeker wanneer verschillende collega’s tegelijkertijd in dezelfde map(pen) aan het werk zijn, gaat dit nog wel eens verkeerd. Een mogelijke, maar niet aan te raden oplossing voor dit probleem is het volgooien van je bureaublad met recente bestanden. Maar ook je bureaublad staat op een gegeven moment vol, waarna je weer een map moet aanmaken waarin je nieuwe bestanden kunt zetten… Zo is de cirkel rond.
Een goede oplossing
Wat zou het mooi zijn als er voor bovenstaande issues een oplossing zou zijn. Een systeem waarin je je bestanden gemakkelijk kunt opslaan en snel terug kunt vinden. Waarin je kunt zoeken op metadata: kenmerken die van te voren zijn ingericht aan de hand van de documentstromen van jou en je collega’s, denk aan documentsoorten/types, dossiernamen/nummers, NAW-gegevens en data. Een systeem waarmee je op een Google-achtige manier door mappen én bestanden kunt surfen. Een systeem dat je op die manier de tijd bespaart waar je om te beginnen al nooit genoeg van hebt.
Ontdek DIGAVA
Zijn bovenstaande zaken voor jou herkenbaar? Dan is DIGAVA wellicht een goede optie. Naast het bewaren van en zoeken naar bestanden heeft dit digitale archief nog vele andere voordelen, zonder dat je hier hoge kosten voor moet maken. DIGAVA is onderdeel van VADA Archieven. Wij bewaren en beheren sinds 1991 archieven van bedrijven en instellingen verspreid door heel Nederland. Kijk voor meer informatie op www.digava.com.
Ook klaar voor de toekomst?